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Rendición de subsidios otorgados por la UNLP

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Descripción

INSTRUCTIVO PARA RENDIR SUBSIDIOS OTORGADOS POR LA UNLP1

  1.  

INDICE

  1. Sobre los tipos de gastos

  1. Bienes de consumo

  2. Servicios no personales

  • Gastos en combustible y lubricantes

  • Gastos en pasajes aéreo

  1. Equipamiento

  • Inventario del Equipamiento (incluída la bibliografía)

 

  1. Sobre las facturas o comprobantes

  • Tipo de factura B o C – cómo se completa

  • Nº de C.A.I.

  • Comprobantes de peaje, estacionamiento o micro de línea interurbana: Ticket-factura “B”

  • Cómo salvar tachaduras, enmiendas, cambio de tinta o letra en los comprobantes

  • Comprobantes de combustible y peajes: cómo presentarlos

  • Pasajes, viáticos y gastos de alojamiento: generalidades

  • Pasajes para viajes interurbanos La Plata/Buenos Aires

  • Pasajes para viajes de larga distancia

  • Pasajes para viajes internacionales

  • Pasajes aéreos - BOARDING PASS

  • Tarjeta SUBE

  • Contrato de personal temporario y de alumnos

 

  1. Sobre los montos de los gastos

  • Solicitud de 3 presupuestos para gastos superiores a $10.000

  • Compra de bibliografía por internet

 

  1. Gastos sin comprobantes emitidos en forma legal

  1. Presentación de la rendición de un subsidio

  1. Lugar de presentación de la rendición según tipo de subsidio

  • Subsidio automático a PI+D

  • Subsidio para Viaje y/o estadía

  • Subsidio para Jóvenes investigadores

  • Subsidio para organización de reuniones científicas

 

  1. Plazo para presentar la rendición según tipo de subsidio

  • Subsidio automático a PI+D

  • Subsidio para Viaje y/o estadía

  • Subsidio para Jóvenes investigadores

  • Subsidio para organización de reuniones científicas

 

  1. Renuncia a un subsidio de viaje y/o estadía

  • Subsidio ya adjudicado

  • Subsidio no adjudicado

 

A. SOBRE LOS TIPOS DE GASTOS

 Los gastos a realizar deben ajustarse a lo previsto en el proyecto correspondiente, y a partir de ello debe confeccionarse el Presupuesto estimado preliminar. Además debe presentarse la Planilla de rendición de subsidios. Según el tipo de subsidio otorgado (investigación, extensión, viajes, jóvenes investigadores, organización de reuniones científicas con sede en la UNLP) puede haber indicaciones o restricciones específicas respecto a los tipos de gastos posibles y sus porcentajes en relación con el monto asignado, por lo que debe consultarse la normativa y/o convocatoria respectiva.

A titulo ilustrativo se señalan algunos de los gastos posibles y su tipificación a efectos de la rendición:

1. Bienes de consumo: artículos de papelería y librería, cartuchos o recargas de cartuchos de impresoras; accesorios de PC (pen drive, estabilizadores, placas de red, grabadoras, mouse, teclado), comidas (no se incluyen las bebidas alcohólicas), golosinas, artículos de limpieza, artículos eléctricos (cable, lamparitas, etc.), pintura, telas, prendas de vestir, revistas, combustible, productos de plástico (vasos, jarras, etc.), cerraduras, copias de llaves, cd´s y dvd´s vírgenes.

2. Servicios no personales: pasajes, viáticos, gastos de alojamiento, contratos de locación de obra, gastos por publicación de libros o revistas, pagos de aranceles de congresos y jornadas, alquiler de locales o maquinarias o fotocopiadoras o equipos de computación, servicios de terceros (fotocopias, impresiones, encuadernación, anillados, etc.). Importante: para viajes al exterior se deberá contar con la autorización del Decano de la Facultad.

    1.  

  • Gastos en combustible y lubricantes: Atento a lo dispuesto por la Res. Nº 407/13 de la UNLP la compra de combustible y lubricantes debe realizarse con YPF S.A.

Para rendir gastos de combustible, peaje y estacionamiento deberá previamente solicitar Autorización del Decano de la FaHCE Dichos gastos deberán ser rendidos con fotocopia del comprobante del seguro y último pago del mismo

 

  • Gastos en pasajes aéreos: Los pasajes aéreos para traslados tanto dentro como fuera del país deben contratarse con AEROLÍNEAS ARGENTINAS S.A. o AUSTRAL LINEAS AÉREAS CIELOS DEL SUR S.A. por intermedio de la agencia oficial de Aerolíneas cita en la calle 6 Nº 668 entre 45 y 46 de la ciudad de La Plata. Cuando las empresas antes dichas no comercializaran vuelos directos o indirectos – por medio de conexiones inmediatas con un desvío razonable – al destino requerido o carecieran de disponibilidad para la fecha solicitada, se deberá presentar una nota de la empresa consignando esta negativa. Luego se solicitarán 3 presupuestos a otras líneas aéreas, y se los presentará ante la Dirección Contable de la FaHCE para que emita la orden de compra.

 

Tener en cuenta que:

En los Subsidios Automáticos a PI+D y Subsidios a PPID el concepto viáticos y pasajes no podrá superar el 30% del monto total otorgado al proyecto. Se podrá reasignar hasta el 15% de lo presupuestado entre rubros. Si la reasignación supera el 15% debe solicitarse una Autorización de re asignación de fondos presupuestados en subsidios.

 

3. Equipamiento: bibliografía, computadoras, notebook, impresoras, scanner, equipos de audio, equipamiento científico específico, proyectores, micrófonos, televisores, teléfonos, reproductor DVD, pizarrones, equipos para prácticas deportivas y gimnasia, muebles (sillas, mesas, etc.), herramientas o repuestos mayores (maquinas para soldar, tornear, etc.). En este caso se trata de bienes inventariables, por lo que al finalizar el proyecto deberán ser entregados a la Facultad (Instituto o Centro de Investigación, Departamento, Biblioteca), según corresponda.

 

  • Inventario del Equipamiento (incluída la bibliografía):

  1.  

El titular del subsidio debe presentar en el Departamento de Bienes Patrimoniales de la FAHCE2 un Inventario de bienes indicando el lugar de destino (dentro de las dependencias de la facultad) del bien que se compra con el financiamiento que obtuvo. Cuando corresponda adjuntar la constancia del bien inventariado que entrega el Dto. de Bienes Patrimoniales a la rendición del subsidio.

El material bibliográfico debe ser ingresado primariamente al inventario de la Biblioteca de la FAHCE y ésta, una vez inventariado, lo prestará ya sea mediante la modalidad especial o permanente para su uso por el sector indicado en el ítem precedente (consultar en Biblioteca por estas dos figuras).

 

 

B. SOBRE LAS FACTURAS O COMPROBANTES

 

  • Tipo de factura B o C – cómo se completa

 

Al solicitar las facturas o comprobantes deben tenerse en cuenta las siguientes indicaciones:

 

Los comprobantes deben ser facturas “B” ó “C” emitidas a nombre de: Facultad de Humanidades y Ciencias de la Educación (NO PUEDEN ESTAR A NOMBRE DEL DIRECTOR O CO-DIRECTOR DEL PROYECTO) y contener los siguientes datos:

 

Domicilio: 51 e/ 124 y 125 s/n;

Localidad: Ensenada;

Responsabilidad frente al IVA: Exento;

Nº de CUIT: 30-54666670-7;

Condición de venta: Contado.

Detalle de la operación:

 

  • descripción que permita identificar el bien adquirido, el servicio prestado, la cosa, obra o servicio locado, o el trabajo efectuado.

  • debe figurar la cantidad de los bienes adquiridos, precio unitario y totales o todo otro concepto que incida cuantitativamente en el importe total de la operación.

  • debe completar (el proveedor), si la factura la posee, la leyenda “Son pesos:”________” en letras.

  • También se admiten comprobantes a nombre de la UNLP, en este caso los datos requeridos son los mismos (inclusive el CUIT) pero en domicilio debe consignarse Calle 7 Nº 776.

  • Estos comprobantes deben ser los ORIGINALES (no se aceptan fotocopias ni duplicados) y deben estar “completos”, esto quiere decir que no debe faltar ninguno de los datos indicados más arriba. Los comprobantes SIEMPRE deben ser completados con tinta negra o azul, salvo los que se emiten en forma impresa.

 

  • Nº de C.A.I.

Los comprobantes posteriores al 1/1/2015 deben tener impreso el nº de C.A.I. (Código de Autorización de Impresión).

 

  • Comprobantes de peaje, estacionamiento o micro de línea interurbana: Ticket-Factura “B”

En todos los casos, los comprobantes deben ser facturas “B” ó “C”; salvo en los casos de peajes, estacionamientos o micros de línea interurbana, no se aceptan tickets comunes, sólo los Ticket-Factura “B”, donde consten los mismos datos que en las facturas B o C anteriormente detallados.

  • Cómo salvar tachaduras, enmiendas, cambio de tinta o letra en los comprobantes

Los comprobantes no pueden tener tachaduras ni enmiendas, ni estar escritos con dos tintas diferentes ni tener dos caligrafías distintas. En estos casos deben ser “salvados” por el proveedor. Cada corrección realizada debe tener firma y aclaración del proveedor o firma y sello del mismo. Ejemplos: si tiene dos tintas diferentes: “vale cambio de tinta”; si tiene una enmienda o tachadura en alguna palabra o número o la fecha: “digo …. (la palabra o número enmendado)”; si tiene dos caligrafías diferentes: “vale cambio de letra”; etc.

  • Comprobantes de combustible y peajes: cómo presentarlos

Cuando el comprobante sea de combustible, se debe anotar a un costado o al dorso del mismo los siguientes datos: apellido y nombre del titular del vehículo, marca y modelo del mismo, año y patente. También debe figurar el recorrido que se hizo. En el caso de los peajes también debe aclararse el recorrido.

  • Pasajes, viáticos y gastos de alojamiento: generalidades.

Los pasajes pueden ser aéreos, terrestres o fluviales de destinos nacionales o internacionales (no se aceptan pasajes urbanos).

En todos los casos los pasajes deben ser ORIGINALES, no se aceptarán fotocopias.

Cuando se presenten facturas por gastos de comida, no podrán incluirse los gastos por bebidas alcohólicas.

Cuando se presenten facturas por gastos de hotel, comida, remise aeropuerto o pasajes en general deberá adjuntar el certificado que acredite la actividad que realizó en ese lugar y fecha.

  • Pasajes para viajes interurbanos La Plata/Buenos Aires

Se aceptan los pasajes de empresas de transporte La Plata/Buenos Aires (Costera Metropolitana, Plaza, etc.).

  • Pasajes para viajes de larga distancia

En los pasajes de colectivo de larga distancia, se recomienda que al momento de adquirir el mismo, se le pida a la empresa que lo expida a nombre de la UNLP (no solamente a nombre de la persona que viaja).

  • Pasajes para viajes internacionales

Para los pasajes internacionales se debe presentar autorización del decano.

  • Pasajes aéreos - BOARDING PASS

Deben presentarse siempre los boarding pass, aparte de la factura o pasaje (recordar que en el mismo debe figurar el monto y el nombre de quien efectuó el viaje).

En caso de no poseer el pasaje, se acepta factura B o C de la agencia de viajes emisora, especificando nombre del pasajero, destino, fecha y monto.

  • Tarjeta SUBE

Para rendir gastos de recarga de Tarjeta SUBE de integrantes del proyecto (incluído el/la directora/a) debe adjuntarse una nota firmada por el/la director/a del proyecto consignando los siguientes datos: nº de tarjeta, apellido, nombre y DNI del titular de la tarjeta.

  • Contrato de personal temporario y de alumnos

En el caso de contratar personal temporario, la contratación deberá encuadrarse en la modalidad de Contrato de locación de obra o, si se trata de alumnos, en carácter de beca de experiencia laboral. Al profesional contratado se le debe solicitar Recibo B o C y constancia de inscripción en AFIP en alguna de sus categorías.

 

  1. SOBRE LOS MONTOS DE LOS GASTOS

 

Toda adquisición de bienes o servicios (incluyendo pasajes) que superen el monto de $ 10.000,00 (PESOS DIEZ MIL) debe ser acompañada de tres solicitudes de cotización, los tres presupuestos surgidos de estas solicitudes y una Orden de Compra.

El monto de $10.000 se aplica únicamente para facturas emitidas a partir del 18 de marzo de 2014. Para las facturas emitidas con anterioridad a esa fecha, el requisito de presentar tres presupuestos y orden de compra rige para los gastos mayores a $5.000.

 

  • Solicitud de 3 presupuestos para gastos superiores a $10.000

  • solicitar la cotización del bien a adquirir a tres proveedores (los bienes presupuestados deben tener las mismas características). El presupuesto debe tener los mismos datos que la factura: CUIT, condición de IVA, titular, Ingresos Brutos, expresado siempre en pesos, no en moneda extranjera;

  • en caso de una compra superior a $ 10.000,00 donde lo que se va a adquirir lo posee un solo proveedor, también deben presentarse, aparte de la cotización del lugar donde se comprará, las cotizaciones de otros dos lugares donde expresan que no cotizan por no contar con lo solicitado;

  • presentar los 3 presupuestos junto con los pedidos de cotización en el Departamento de Compras de la FaHCE, quien emitirá la orden de compra. El Director retira la orden de compra y realiza la compra del bien. Al rendir el gasto deberá presentar la orden de compra más la factura de compra.

Tener en cuenta que:

- siempre se compra en el lugar de precio más bajo

- la factura no puede tener una fecha anterior a los presupuestos ni a la Orden de Compra.

- la Orden de Compra que se presente al rendir un subsidio no puede tener fecha anterior a los presupuestos.

 

  • Compra de bibliografía por internet

La adquisición de material bibliográfico a través de internet con editoriales y firmas autorizadas, se aceptará con los siguientes requisitos (Resolución 882/00 del C.D. de la FaHCE):

 

- Factura enviada por la Empresa.

- Factura de la tarjeta de crédito a nombre del Titular del proyecto.

- Nota en la que se consignen: nombre del autor, título y editorial de los libros adquiridos, con el correspondiente precio de cada unidad y el total de la compra realizada.

 

D. GASTOS SIN COMPROBANTES EMITIDOS EN FORMA LEGAL

Se admitirán gastos sin comprobantes emitidos en legal forma, hasta un 10% del monto del subsidio otorgado y con un tope máximo de $500 siempre que se encuentren entre los que a continuación se detallan: taxi – remises –tarjetas telefónicas – otros gastos que por la característica del proyecto en cuestión haga imposible la obtención de los comprobantes en legal forma, pero dichos gastos sean necesarios para la realización del mismo.

 

E. PRESENTACIÓN DE LA RENDICIÓN DE UN SUBSIDIO

Las rendiciones que efectúe el titular del subsidio tendrán carácter de declaración jurada, en el sentido de haber aplicado los fondos del subsidio a la subvención de tareas previstas en el proyecto oportunamente aprobado.

  • Completar la planilla Presupuesto estimado preliminar. Llenarla de acuerdo a lo presupuestado en el proyecto para el año que se está rindiendo. Adjuntar copia del presupuesto del proyecto.

  • Completar la Planilla de rendición de subsidios, en la que se enumeran los gastos correspondientes a los comprobantes presentados, agrupados según los rubros señalados en el punto 1 de este instructivo.

  • Presentar los comprobantes pegados en hojas A4 (uno por hoja, salvo boletos de micro, peajes, etc., comprobantes de menor tamaño, que pueden pegarse varios por hoja siempre que sean de la misma empresa). Cuando los comprobantes sean de peaje o micro (Plaza, etc.), debe entregarse también una copia de la hoja donde se pegaron, para que no se borren, ya que están impresos en papel térmico.

  • Si correspondiera, presentar los contratos de locación de obra (con sus facturas) y/o de becas de experiencia laboral



F. LUGAR DE PRESENTACIÓN DE LA RENDICIÓN SEGÚN TIPO DE SUBSIDIO

  • Subsidio automático a PI+D

Se presenta en la Dirección Económico Financiera (DEF) de la FaHCE, la que ejecutará el control formal y de legalidad de los comprobantes. Una vez subsanados los inconvenientes que pudiera presentar la rendición por parte del Director del proyecto, la misma será girada por la DEF a la Dirección General de Administración de la UNLP.

  • Subsidio para Viaje y/o Estadía

Se presenta en la Secretaría de Ciencia y Técnica de la UNLP (calle 7 Nº 776, 1º piso) la constancia de la rendición contable otorgada por la DEF de la FAHCE más un informe académico de las actividades realizadas con el subsidio.

  • Subsidio para Jóvenes investigadores

Se presenta en la Secretaría de Ciencia y Técnica de la UNLP (calle 7 Nº 776, 1º piso) la constancia de haber realizado la rendición contable en la DEF de la FaHCE, acompañada de un breve informe de las actividades realizadas.

  • Subsidio para la organización de Reuniones Científicas

Se presenta en la Secretaría de Ciencia y Técnica de la UNLP (calle 7 Nº 776, 1º piso) la constancia de la rendición contable otorgada por la DEF de la FAHCE, un informe académico de las actividades realizadas con el subsidio y un ejemplar de la/s publicaciones surgidas del evento

Tener en cuenta:

Salvo excepciones las rendiciones serán por la totalidad del monto otorgado en el subsidio. En caso de que los comprobantes entregados superen el monto otorgado en el subsidio, se deberá adjuntar una constancia de no reclamo de diferencia entre montos rendido y recibido.

 

G. PLAZO PARA PRESENTAR LA RENDICIÓN SEGÚN TIPO DE SUBSIDIO

  • Subsidio automático a PI+D

La UNLP sólo autoriza el pago de los subsidios automáticos a los directores que, al momento del pago de los subsidios del año en curso, tuvieran rendido el antepenúltimo subsidio que se le hubiese otorgado por un proyecto. Por ejemplo: para cobrar el subsidio automático 2015 deberá tener rendido el subsidio automático 2013.

  • Subsidio para Viaje y/o Estadía

El plazo para rendirlo es hasta 60 días después de finalizada la actividad.

  • Subsidio a Jóvenes Investigadores

El plazo para rendirlo es hasta 1 año después de cobrado.

  • Subsidio para la organización de Reuniones Científicas

El plazo para rendirlo es hasta 60 días después de finalizada la actividad.


Tener en cuenta que:

Los beneficiarios que no tengan las rendiciones a término no podrán presentarse a las siguientes convocatorias.

 

H. RENUNCIA A UN SUBSIDIO DE VIAJE Y/O ESTADÍAS

  • Subsidio ya adjudicado

Para renunciar a un subsidio adjudicado por la UNLP el beneficiario deberá presentar por Mesa de Entradas de Presidencia (7 Nº 776) una nota de renuncia dirigida a la Secretaria de Ciencia y Técnica de la UNLP explicando los motivos de la renuncia. Con esta nota se inicia un expediente que tramita la devolución de los fondos asignados por la UNLP. Recuerde que un subsidio renunciado se considera otorgado.

  • Subsidio no adjudicado

En caso de que la renuncia sea previa a la resolución de adjudicación del subsidio deberá comunicarla por nota dirigida a la Secretaría de Investigación de la FaHCE para que proceda a dar de baja la postulación ante la UNLP.

1 Instructivo válido para la rendición de los subsidios otorgados por la UNLP en el área de investigación (subsidios automáticos a PI+D y subsidios a PPID, subsidios para jóvenes investigadores, subsidios para viajes y/o estadías y subsidios para organización de Reuniones Científicas con sede en la UNLP).

2 Consultar con Sr. Emilio Bianchi, Jefe Dto. Contabilidad Patrimonial FAHCE , 1º Piso, oficina A08, Tel. int. 1158 y 1159, por la tarde.

Archivos adjuntos:
Anexo 1 Presupuesto estimado preliminar.xls
Anexo 2 Planilla de rendición de subsidio.xls
Anexo 3 Autorización decano.doc
Anexo 4 Inventario de bienes.doc
Anexo 5 Tarjeta SUBE.doc
Anexo 6 Contrato de locación de obra.pdf
Anexo 7 Beca experiencia laboral.pdf
Anexo 8 Constancia no reclamo diferencia entre montos.doc
Anexo 9 Nota de renuncia.doc
Instructivo rendición subsidios.pdf

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