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Rendición de subsidios otorgados por la UNLP para actividades de investigación

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Descripción

CONSIDERACIONES GENERALES:

Los gastos a realizar en el marco del subsidio deben ajustarse al PRESUPUESTO ESTIMADO del proyecto correspondiente. Teniendo posibilidad de modificar lo presupuestado hasta un 15% entre rubros sin solicitar autorización. En los casos en que se necesite reasignar más del 15% de lo presupuestado entre rubros, se debe solicitar autorización a la CICyT de la UNLP.En los Subsidios Automáticos a PI+D y Subsidios a PPID el concepto viáticos y pasajes no podrá superar el 30% del monto total otorgado al proyecto.

NORMATIVA VIGENTE: Ordenanza de la UNLP Nº 296/18

Transferencia del dinero del subsidio otorgado:

-Previo a la transferencia el/la titular del subsidio recibirá un mail de la Dirección Económica Financiera de la Facultad, consultando si ha realizado gastos o no. Es importante responder ese correo.

Si realizó gastos, debe presentar la rendición parcial y le reintegran el monto gastado. La rendición parcial será con comprobantes de fecha anterior a la del reintegro, pero nunca anterior a la de la resolución de adjudicación del subsidio que se rinde. El saldo restante se le paga como adelanto y sólo podrá rendirse con comprobantes de fecha posterior a la del adelanto.

Si no realizó gastos previos, se le adelanta el total del subsidio y deberá rendir el dinero con comprobantes de fecha posterior a la del adelanto.


A. SOBRE LOS TIPOS DE GASTOS

GASTOS DE CAPITAL

Equipamiento: computadoras, notebook, impresoras, scanner, equipos de audio, equipamiento científico específico, proyectores, micrófonos, televisores, teléfonos, reproductor DVD, pizarrones, equipos para prácticas deportivas y gimnasia, muebles (sillas, mesas, etc.), herramientas o repuestos mayores (maquinas para soldar, tornear, etc.). En este caso se trata de bienes inventariables por lo que al finalizar el proyecto deberán ser entregados a la Facultad (Instituto o Centro de Investigación, Departamento, Biblioteca), según corresponda.

El titular del subsidio debe presentar en el Departamento de Bienes Patrimoniales de la FAHCE un Inventario de bienes indicando el lugar de destino (dentro de las dependencias de la facultad) del bien que se compra con el financiamiento que obtuvo. Cuando corresponda, adjuntar la constancia del bien inventariado que entrega el Dto. de Bienes Patrimoniales a la rendición del subsidio.

Licencias: Adquisición de licencias de tecnología (software, o cualquier otro insumo que implique un contrato de licencia con el proveedor)

Bibliografía: En el caso de compra de bibliografía, ésta no debe estar accesible como suscripción en la Biblioteca Electrónica. Deben inventariarse.

El material bibliográfico debe ser ingresado primariamente al inventario de la Biblioteca de la FAHCE y ésta, una vez inventariado, lo prestará ya sea mediante la modalidad especial o permanente para su uso por el sector indicado en el ítem precedente (consultar en Biblioteca por estas dos figuras).

 

GASTOS CORRIENTES

Bienes de consumo:

artículos de papelería y librería, cartuchos o recargas de cartuchos de impresoras; accesorios de PC (pen drive, estabilizadores, placas de red, grabadoras, mouse, teclado), comidas (no se incluyen las bebidas alcohólicas), golosinas, artículos de limpieza, artículos eléctricos (cable, lamparitas, etc.), pintura, telas, prendas de vestir, revistas, combustible, productos de plástico (vasos, jarras, etc.), cerraduras, copias de llaves, cd´s y dvd´s vírgenes.Atento a lo dispuesto por la Res. Nº 407/13 de la UNLP la compra de combustible y lubricantes debe realizarse con YPF S.A. Deberá solicitar autorización de uso de vehículo particular.

Viajes y viáticos:

Para rendir gastos de peaje y estacionamiento deberá previamente solicitar Autorización de la Decana de la FaHCE. Dichos gastos deberán ser rendidos con fotocopia del comprobante del seguro y último pago del mismo

Los PASAJES AÉREOS para traslados tanto dentro como fuera del país deben contratarse con AEROLÍNEAS ARGENTINAS S.A. por intermedio de la agencia de viajes REPRESENTACIÓN LA PLATA cita en la calle 6 Nº 668 entre 45 y 46 de la ciudad de La Plata.

En caso de no volar por Aerolíneas Argentinas: Si Aerolíneas Argentinas no tuviera vuelo directo o indirecto – por medio de conexiones inmediatas con un desvío razonable – al destino requerido o careciera de disponibilidad para la fecha solicitada, se deberá presentar una nota de la empresa consignando esta negativa. En el caso que el presupuesto brindado por Aerolíneas Argentinas sea considerablemente más caro que otras opciones de vuelo se debe adjuntar el presupuesto de AA. En estos casos, se debe dirigir una nota al Decano solicitando autorización para comprar un pasaje de otra aerolínea. (ver Anexo Autorización compra pasajes). Luego se solicitará a otras agencias que estén inscriptas en el SIPRO (Registro de Proveedores del Estado) tres presupuestos alternativos.

Difusión y/o protección de resultados:

Gastos para publicación de artículos, edición de libros, inscripción a congresos y/o reuniones científicas.

Servicios de terceros:

contratos de locación de obra; becas de experiencia laboral; alquiler de locales, maquinarias, fotocopiadoras o equipos de computación; fotocopias, impresiones, encuadernación, anillados, digitalizaciones, desgrabaciones; reparaciones; análisis; fotografía. Gastos de comidas en restaurant o bar.

Los gastos a realizar deben ajustarse a lo previsto en el proyecto correspondiente, y a partir de ello debe confeccionarse el Presupuesto estimado preliminar. Además debe presentarse la Planilla de rendición de subsidios. Según el tipo de subsidio otorgado (investigación, extensión, viajes, jóvenes investigadores, organización de reuniones científicas con sede en la UNLP) puede haber indicaciones o restricciones específicas respecto a los tipos de gastos posibles y sus porcentajes en relación con el monto asignado, por lo que debe consultarse la normativa y/o convocatoria respectiva.

Tener en cuenta que:

En los Subsidios Automáticos a PI+D y Subsidios a PPID el concepto viáticos y pasajes no podrá superar el 30% del monto total otorgado al proyecto. Se podrá reasignar hasta el 15% de lo presupuestado entre rubros. Si la reasignación supera el 15% debe solicitarse una Autorización de re asignación de fondos presupuestados en subsidios.

 

B. SOBRE LAS FACTURAS O COMPROBANTES

  • Tipo de factura B o C – cómo se completa

Al solicitar las facturas o comprobantes deben tenerse en cuenta las siguientes indicaciones:

Los comprobantes deben ser facturas “B” ó “C” emitidas a nombre de: Facultad de Humanidades y Ciencias de la Educación (NO PUEDEN ESTAR A NOMBRE DEL DIRECTOR O CO-DIRECTOR DEL PROYECTO) y contener los siguientes datos:

Domicilio: 51 e/ 124 y 125 s/n;
Localidad: Ensenada;
Responsabilidad frente al IVA: Exento;
Nº de CUIT: 30-54666670-7;
Condición de venta: Contado.
Detalle de la operación:

  • descripción que permita identificar el bien adquirido, el servicio prestado, la cosa, obra o servicio locado, o el trabajo efectuado.

  • debe figurar la cantidad de los bienes adquiridos, precio unitario y totales o todo otro concepto que incida cuantitativamente en el importe total de la operación.

  • debe completar (el proveedor), si la factura la posee, la leyenda “Son pesos:”________” en letras.

  • También se admiten comprobantes a nombre de la UNLP, en este caso los datos requeridos son los mismos (inclusive el CUIT) pero en domicilio debe consignarse Calle 7 Nº 776.

  • Estos comprobantes deben ser los ORIGINALES (no se aceptan fotocopias ni duplicados) y deben estar “completos”, esto quiere decir que no debe faltar ninguno de los datos indicados más arriba. Los comprobantes SIEMPRE deben ser completados con tinta negra o azul, salvo los que se emiten en forma impresa.

  • Nº de C.A.I.: Los comprobantes posteriores al 1/1/2015 deben tener impreso el nº de C.A.I. (Código de Autorización de Impresión).

  • Comprobantes de peaje, estacionamiento o micro de línea interurbana: Ticket-Factura “B”: En todos los casos, los comprobantes deben ser facturas “B” ó “C”; salvo en los casos de peajes, estacionamientos o micros de línea interurbana, no se aceptan tickets comunes, sólo los Ticket-Factura “B”, donde consten los mismos datos que en las facturas B o C anteriormente detallados.

  • Cómo salvar tachaduras, enmiendas, cambio de tinta o letra en los comprobantes: Los comprobantes no pueden tener tachaduras ni enmiendas, ni estar escritos con dos tintas diferentes ni tener dos caligrafías distintas. En estos casos deben ser “salvados” por el proveedor. Cada corrección realizada debe tener firma y aclaración del proveedor o firma y sello del mismo. Ejemplos: si tiene dos tintas diferentes: “vale cambio de tinta”; si tiene una enmienda o tachadura en alguna palabra o número o la fecha: “digo …. (la palabra o número enmendado)”; si tiene dos caligrafías diferentes: “vale cambio de letra”; etc.

  • Comprobantes de combustible y peajes: cómo presentarlos: Cuando el comprobante sea de combustible, se debe anotar a un costado o al dorso del mismo los siguientes datos: apellido y nombre del titular del vehículo, marca y modelo del mismo, año y patente. También debe figurar el recorrido que se hizo. En el caso de los peajes también debe aclararse el recorrido.

  • Pasajes, viáticos y gastos de alojamiento: generalidades: Los pasajes pueden ser aéreos, terrestres o fluviales de destinos nacionales o internacionales (no se aceptan pasajes urbanos).

En todos los casos los pasajes deben ser ORIGINALES, no se aceptarán fotocopias.

Cuando se presenten facturas por gastos de comida, no podrán incluirse los gastos por bebidas alcohólicas.

Cuando se presenten facturas por gastos de hotel, comida, remise aeropuerto o pasajes en general deberá adjuntar el certificado que acredite la actividad que realizó en ese lugar y fecha.

  • Pasajes para viajes interurbanos La Plata/Buenos Aires: Se aceptan los pasajes de empresas de transporte La Plata/Buenos Aires (Costera Metropolitana, Plaza, etc.).

  • Pasajes para viajes de larga distancia: En los pasajes de colectivo de larga distancia, se recomienda que al momento de adquirir el mismo, se le pida a la empresa que lo expida a nombre de la UNLP (no solamente a nombre de la persona que viaja).

  • Pasajes para viajes internacionales: Para los pasajes internacionales se debe presentar autorización del decano.

  • Pasajes aéreos - BOARDING PASS: Deben presentarse siempre los boarding pass, aparte de la factura o pasaje (recordar que en el mismo debe figurar el monto y el nombre de quien efectuó el viaje). En caso de no poseer el pasaje, se acepta factura B o C de la agencia de viajes emisora, especificando nombre del pasajero, destino, fecha y monto.

  • Tarjeta SUBE: Para rendir gastos de recarga de Tarjeta SUBE de integrantes del proyecto (incluído el/la directora/a) debe adjuntarse una nota firmada por el/la director/a del proyecto consignando los siguientes datos: nº de tarjeta, apellido, nombre y DNI del titular de la tarjeta.

  • Contrato de personal temporario y de alumnos: En el caso de contratar personal temporario, la contratación deberá encuadrarse en la modalidad de Contrato de locación de obra o, si se trata de alumnos, en carácter de beca de experiencia laboral. Al profesional contratado se le debe solicitar Recibo B o C y constancia de inscripción en AFIP en alguna de sus categorías.

 

C. SOBRE LOS MONTOS DE LOS GASTOS

Toda adquisición de bienes o servicios (incluyendo pasajes) que superen el monto de $ 10.000,00 (PESOS DIEZ MIL) debe ser acompañada de tres solicitudes de cotización, los tres presupuestos surgidos de estas solicitudes y una Orden de Compra.

El monto de $10.000 se aplica únicamente para facturas emitidas a partir del 18 de marzo de 2014. Para las facturas emitidas con anterioridad a esa fecha, el requisito de presentar tres presupuestos y orden de compra rige para los gastos mayores a $5.000.

  • Solicitud de 3 presupuestos para gastos superiores a $10.000

  • solicitar la cotización del bien a adquirir a tres proveedores (los bienes presupuestados deben tener las mismas características). El presupuesto debe tener los mismos datos que la factura: CUIT, condición de IVA, titular, Ingresos Brutos, expresado siempre en pesos, no en moneda extranjera;

  • en caso de una compra superior a $ 10.000,00 donde lo que se va a adquirir lo posee un solo proveedor, también deben presentarse, aparte de la cotización del lugar donde se comprará, las cotizaciones de otros dos lugares donde expresan que no cotizan por no contar con lo solicitado;

  • presentar los 3 presupuestos junto con los pedidos de cotización en el Departamento de Compras de la FaHCE, quien emitirá la orden de compra. El Director retira la orden de compra y realiza la compra del bien. Al rendir el gasto deberá presentar la orden de compra más la factura de compra.

Tener en cuenta que:

- siempre se compra en el lugar de precio más bajo

- la factura no puede tener una fecha anterior a los presupuestos ni a la Orden de Compra.

- la Orden de Compra que se presente al rendir un subsidio no puede tener fecha anterior a los presupuestos.

 

Salvo excepciones las rendiciones serán por la totalidad del monto otorgado en el subsidio. En caso de que los comprobantes entregados superen el monto otorgado en el subsidio, se deberá adjuntar una constancia de no reclamo de diferencia entre montos rendido y recibido.

 

  • Compra de bibliografía por internet

La adquisición de material bibliográfico a través de internet con editoriales y firmas autorizadas, se aceptará con los siguientes requisitos (Resolución 882/00 del C.D. de la FaHCE):

- Factura enviada por la Empresa.

- Factura de la tarjeta de crédito a nombre del Titular del proyecto.

- Nota en la que se consignen: nombre del autor, título y editorial de los libros adquiridos, con el correspondiente precio de cada unidad y el total de la compra realizada.

 

D. GASTOS SIN COMPROBANTES EMITIDOS EN FORMA LEGAL

Se admitirán gastos sin comprobantes emitidos en legal forma, hasta un 10% del monto del subsidio otorgado y con un tope máximo de $500 siempre que se encuentren entre los que a continuación se detallan: taxi – remises –tarjetas telefónicas – otros gastos que por la característica del proyecto en cuestión haga imposible la obtención de los comprobantes en legal forma, pero dichos gastos sean necesarios para la realización del mismo.

 

E. PRESENTACIÓN DE LA RENDICIÓN DE UN SUBSIDIO

Las rendiciones que efectúe el titular del subsidio tendrán carácter de declaración jurada, en el sentido de haber aplicado los fondos del subsidio a la subvención de tareas previstas en el proyecto oportunamente aprobado.

  • Completar la planilla Presupuesto estimado preliminar. En cada rubro colocar globalmente los gastos realizados. Adjuntar copia del presupuesto del proyecto

  • Presentar los comprobantes pegados en hojas A4 (uno por hoja, salvo boletos de micro, peajes, etc., comprobantes de menor tamaño, que pueden pegarse varios por hoja siempre que sean de la misma empresa). Cuando los comprobantes sean de peaje o micro (Plaza, etc.), debe entregarse también una copia de la hoja donde se pegaron, para que no se borren, ya que están impresos en papel térmico.

  • Si correspondiera, presentar los contratos de locación de obra (con sus facturas) y/o de becas de experiencia laboral.

 

F. CIRCUITO DE RENDICIÓN DE UN SUBSIDIO DE INVESTIGACIÓN

 1) El/la titular de un subsidio deberá presentar la siguiente documentación en Secretaría de Gestión Financiera de la FaHCE para el control legal y fiscal de los comprobantes de gastos:

  -Anexos 1 y 2 completos y firmados

- Copia del presupuesto preliminar de la solicitud de acreditación

-Comprobantes de los gastos declarados en el Anexo 2

-Toda documentación complementaria requerida según el caso

 Si algún comprobante no fuera válido según las normas vigentes se notificará al titular del subsidio para que realice las enmiendas de comprobante y Anexos. Una vez aprobados los comprobantes la rendición pasa a la Secretaría de Investigación.

2) La Secretaría de Investigación realiza el visado de la rendición:

-Certifica que los gastos presentados sean acordes al Presupuesto Estimado del proyecto correspondiente.

- Si hubo modificaciones que ameriten una solicitud de reasignación presupuestaria, se eleva a SeCyT de UNLP la solicitud de reasignación de presupuesto para tratamiento de la CICyT.  Una vez resuelta la solicitud se notificará a el/la titular para que efectúe la rendición de gastos.

3) La rendición pasa a Contable para que eleve a la Dirección de Administración de la UNLP.

   RESUMEN DEL CIRCUITO:

1-     Secretaría de Gestión Financiera

2-     Secretaría de Investigación

3-     Dto. Contable

4-     Presidencia de la UNLP

 

IMPORTANTE:

  • Subsidio para Viaje y/o Estadía   / Subsidio para Jóvenes investigadores

El/la titular del subsidio rendido debe presentar en la Secretaría de Ciencia y Técnica de la UNLP (calle 7 Nº 776, 1º piso) la constancia de la rendición que le extiende el Dto. Contable de la FAHCE más un informe académico de las actividades realizadas con el subsidio.

  • Subsidio para la organización de Reuniones Científicas

El/la titular del subsidio debe presentar en la Secretaría de Ciencia y Técnica de la UNLP (calle 7 Nº 776, 1º piso) la constancia de la rendición que le extiende el Dto. Contable de la FAHCE, un informe académico de las actividades realizadas con el subsidio y un ejemplar de la/s publicaciones surgidas del evento.

 

G. PLAZO DE EJECUCIÓN DE UN SUBSIDIO

  •   Subsidios a PID y PPID

Para la ejecución del subsidio anual el/la titular dispone de un plazo de un año calendario contado a partir de la transferencia de los fondos correspondientes desde la Tesorería General de la UNLP a la Facultad. (Art. 4 de la Ord. Nº 296/18)

Para cobrar un subsidio automático o de PPID el/la titular deberá tener rendido indefectiblemente el anteúltimo y los anteriores.

  • Subsidio para Viaje y/o Estadía

El plazo para rendirlo es hasta 60 días después de finalizada la actividad.

  • Subsidio a Jóvenes Investigadores

El plazo para rendirlo es hasta 1 año después de cobrado.

  • Subsidio para la organización de Reuniones Científicas

El plazo para rendirlo es hasta 60 días después de finalizada la actividad.

 Tener en cuenta que:

Los beneficiarios que no tengan las rendiciones a término no podrán presentarse a las siguientes convocatorias.

 

H. RENUNCIA A UN SUBSIDIO DE VIAJE Y/O ESTADÍAS

  • Subsidio ya adjudicado

Para renunciar a un subsidio adjudicado por la UNLP el beneficiario deberá presentar por Mesa de Entradas de Presidencia (7 Nº 776) una nota de renuncia dirigida a la Secretaria de Ciencia y Técnica de la UNLP explicando los motivos de la renuncia. Con esta nota se inicia un expediente que tramita la devolución de los fondos asignados por la UNLP. Recuerde que un subsidio renunciado se considera otorgado.

  • Subsidio no adjudicado

En caso de que la renuncia sea previa a la resolución de adjudicación del subsidio deberá comunicarla por nota dirigida a la Secretaría de Investigación de la FaHCE para que proceda a dar de baja la postulación ante la UNLP.

Archivos adjuntos:
Anexo 1 Presupuesto estimado preliminar.xls
Anexo 10 Autorización compra pasajes.doc
Anexo 2 Planilla de rendición de subsidio.xls
Anexo 3 Autorización decano.doc
Anexo 4 Inventario de bienes.doc
Anexo 5 Tarjeta SUBE.doc
Anexo 6 Contrato de locación de obra.pdf
Anexo 7 Beca experiencia laboral.pdf
Anexo 8 Constancia no reclamo diferencia entre montos.doc
Anexo 9 Nota de renuncia.doc
Instructivo rendición subsidios.pdf

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